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Leitfaden für die Zeitschriftenregistrierung bei DOAJ

Bevor Sie mit dem Einreichungsprozess starten können, müssen Sie sich einloggen oder registrieren. Getätigte Eingaben können als Entwurf gespeichert werden, Sie sehen zudem eine Zusammenfassung aller Daten vor der Einreichung. Das Einreichungsformular gibt es zur Veranschaulichung auch als PDF-Datei (englischsprachig).

Grundlegende Kriterien für eine Aufnahme

Welche Art von Zeitschriften eigereicht werden kann

Open Access Zeitschriften in jeglicher Sprache können eingereicht werden.

  • Die Zeitschrift muss aktiv wissenschaftliche Forschung veröffentlichen
    • Alle Forschungsgebiete sind akzeptiert
    • Es sollen mindestens 5 Forschungsartikel pro Jahr veröffentlicht werden
    • Die primäre Zielgruppe sollen Forscher:innen oder Anwender:innen sein
  • Neu gestartete Zeitschriften
    • Vor einer Registrierung bei DOAJ muss die Zeitschrift seit über einem Jahr publiziert haben oder bereits 10 Artikel veröffentlicht haben
    • Dies gilt zusätzlich zu der Vorrausetzung, dass mindestens 5 Forschungsartikel pro Jahr veröffentlicht werden müssen

Welche Art von Open Access?

  • DOAJ akzeptiert nur Open-Access-Zeitschriften.
  • Diese werden als Zeitschriften definiert, bei denen die Urheberrechtsinhaber:in eines wissenschaftlichen Werks anderen die Nutzungsrechte unter einer offenen Lizenz (Creative Commons oder gleichwertig) einräumt, die den sofortigen freien Zugang zu dem Werk ermöglicht und es jeder Nutzer:in gestattet, die Volltexte der Artikel zu lesen, herunterzuladen, zu kopieren, zu verteilen, zu drucken, zu durchsuchen oder zu verlinken, sie für die Indexierung zu crawlen, sie als Daten an Software weiterzugeben oder sie für jeden anderen rechtmäßigen Zweck zu nutzen.
  • Die Zeitschrift muss in einem Open-Access-Statement erklären, dass es die Open-Access-Definition von DOAJ erfüllt.
  • Der Volltext aller Zeitschrifteninhalte muss kostenfrei und ohne Verzug vorliegen
    • Kein Embargo
    • Es ist nicht akzeptiert, dass für das reine Lesen der Inhalte ein Registrierung erfolgen muss
    • Es ist erlaubt, dass für eine etwaige Print-Version Geldbeträge verlangt werden

Zeitschriften-Website

  • Die Zeitschrift muss eine eigene URL und Homepage haben, die von überall aus zugänglich ist
  • Die Website muss klar strukturiert und einfach zu navigieren sein
  • Die Zeitschrift sollte sich an die Leitlinien der „Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing“ halten
  • Jeder Artikel muss individuell und im Volltext vorliegen
    • mit einer eigenen, eindeutigen URL
    • als Minimum im Format HTML oder PDF
  • Zeitschriften mit aufdringlicher Werbung werden nicht akzeptiert. Siehe best-practice-Empfehlungen für Werbung in Zeitschriften.
  • DOAJ heißt den Einsatz von Impact-Faktoren oder von anderen Ranking-Metriken nicht gut. Zeitschriften dürfen jedoch den von Clarivate berechneten Journal Impact Factor und Metriken von Scopus anzeigen. Zeitschriften dürfen keine Verweise (Bilder, Links, Logos) auf Impact-Faktoren oder Ranking-Metriken von anderen Diensten anzeigen.

Die folgenden Informationen müssen online und einfach zugänglich auf der Zeitschriften-Homepage einsehbar sein:

  • Open Access Policy (Richtlinie) der Zeitschrift
  • „Aims and scope“/Ziele und Anwendungsbereich der Zeitschrift
  • Editorial Board/Redaktionsbeirat (inklusive Einrichtungszugehörigkeit jedes Mitglieds)
  • Leitfaden für die Autor:innen
  • Redaktioneller Prozess (Peer-Review)
  • Lizenzbedingungen
  • Copyrightbedingungen
  • Kosten für die Autor:innen
    • Sollte eine Zeitschrift keine Publikationskosten verlangen, muss dies angegeben werden
    • Es müssen alle Kosten angegeben werden, die von der Einreichung bis zur Veröffentlichung anfallen können, inklusive:
      • Einreichungskosten
      • Redaktionelle Bearbeitungsgebühren
      • „Article Processing Charges“ (APCs)/Bearbeitungsgebühren für Artikel
      • „page charges“/Seitenzuschläge
      • „colour charges“/Farbzuschläge
    • Jeder Gebührenerlass muss klar mit den Bedingungen, z.B. Höhe und Zeitraum, angegeben werden.
    • Wenn für die Rücknahme des Artikels nach der Einreichung Gebühren anfallen, dürfen diese die Publikationskosten nicht übersteigen.
  • Kontaktdaten
    • Müssen einen Kontaktnamen und die zeitschrifteneigene E-Mail-Adresse beinhalten.
    • Das Land, das in der Einreichung und auf der Zeitschriften-Website angegeben ist, muss das Land sein, in dem der Verlag/Herausgeber registriert ist und seine Geschäftstätigkeit ausübt.

ISSN

  • Eine Zeitschrift muss mindestens eine ISSN (International Standard Serial Number) vorweisen können, die bei issn.org registriert und bestätigt wurde.
  • Die ISSN(s) muss auf der Website vermerkt sein.
  • Der Name der Zeitschrift in der Einreichung und auf der Website muss mit dem auf issn.org angezeigten Namen übereinstimmen.

 

Qualitätskontrollprozess

  • Eine Zeitschrift muss einen Herausgeber und einen Redaktionsbeirat haben.
    • Das Redaktionsbeirat muss auf der Website angegeben werden.
    • Der Name und die Einrichtungszugehörigkeit aller Herausgeber:innen und Mitglieder des Redaktionsbeirats muss genannt werden.
    • Wird eine Liste der Reviewer:innen ausgeliefert, müssen die Namen und Einrichtungszugehörigkeiten angegeben werden.
    • Der Redaktionsbeirat der Zeitschrift sollte aus mindestens fünf Personen bestehen, die eine geeignete Qualifikation und Erfahrung aufweisen. Es wird empfohlen, dass die Mitglieder nicht alle derselben Institution angehören.
  • Alle Artikel müssen vor der Publikation eine Qualitätskontrolle (Peer-Review) durchlaufen.
    • Die Art des Peer-Review-Prozesses und Details hierzu müssen eindeutig auf der Website angegeben werden, ebenso der Prozess bei Sonderausgaben ("special issues"), falls zutreffend.
    • Mindestens zwei unabhängige Reviewer:innen sollen eine Review durchführen.
  • Die Durchführung einer Plagiatskontrolle wird empfohlen, stellt aber keine Voraussetzung für die Aufnahme in DOAJ dar.
  • Endogenität sollte minimiert werden.
    • Der Anteil der veröffentlichten Beiträge, bei denen mindestens eine der Autoren:innen Herausgeber:in, Mitglied des Redaktionsbeirats oder Gutachter:in ist, darf in keiner der letzten beiden Ausgaben 25 % überschreiten.

Sonderausgaben („special issues“)

Zeitschriften, die Sonderausgaben oder andere von Gastherausgebern kuratierte Inhalte veröffentlichen, müssen diese zusätzlichen Kriterien einhalten:

  • Die Chefredakteur:in muss für den Inhalt der gesamten Zeitschrift verantwortlich sein, einschließlich aller Sonderausgaben, die in das "scope" / den Anwendungsbereich der Zeitschrift fallen müssen
  • Die Artikel der Sonderausgabe müssen der gleichen redaktionellen Kontrolle unterliegen wie die regulären Beiträge, einschließlich externer Peer-Reviews, und deutlich gekennzeichnet sein
  • Die Zeitschrift muss sicherstellen, dass die Identitäten der Gastredakteur:innen überprüft und bestätigt werden
  • Die Chefredakteur:in oder bestimmte Vorstandsmitglieder müssen die Gastredakteur:innen beaufsichtigen und betreuen
  • Die von den Gastherausgeber:innen für eine Sonderausgabe eingereichten Beiträge müssen einem unabhängigen Begutachtungsverfahren unterzogen werden und dürfen nicht mehr als 25 % des Gesamtumfangs der Ausgabe ausmachen

Lizenzierung

  • Die Lizenzbedingungen für die Nutzung und Weiterverwendung der veröffentlichten Inhalte müssen auf der Website eindeutig angegeben werden.
  • DOAJ empfiehlt hierfür die Verwendung von Creative-Commons-Lizenzen.
  • Sofern keine Creative-Commons-Lizenzen verwendet werden, sollten ähnliche Bedingungen gelten.
    • Es muss deutlich darauf geachtet werden, dass diese Bedingungen deutlich angegeben werden.
  • Es wird empfohlen, dass Informationen zur Lizenzierung im Volltext von Artikeln ausgegeben werden oder vermerkt sind, dies ist für eine Aufnahme in DOAJ aber nicht vorausgesetzt.
  • Mehr zum Thema Lizenzierung (englisch)

 

Copyright

  • Die Urheberrechtsbestimmungen für die veröffentlichten Inhalte müssen deutlich angegeben werden, getrennt von den Urheberrechtsbestimmungen für die Website.
  • Die Urheberrechtsbestimmungen dürfen nicht im Widerspruch zu den Lizenzbestimmungen oder den Bestimmungen der Open-Access-Policy stehen.
    • Bei Open-Access-Inhalten dürfen nie alle Rechte einbehalten werden.
  • Mehr zum Thema Copyright (englisch)

Zusätzliche Kriterien für bestimmte Arten von Zeitschriften

Zeitschriften in den Geisteswissenschaften

In diesen Disziplinen (Seiten 10-16 der „International Standard Classification of Education“) akzeptiert DOAJ Zeitschriften, die ein redaktionelles Reviewverfahren anstelle von Peer-Review vornehmen. Das redaktionelle Review muss unter der Einbeziehung von mindestens zwei Redakteur:innen stattfinden.

Zeitschriften für klinische Fallberichte („clinical case reports journals“)

DOAJ sieht Fallberichte nur dann als Forschung an, wenn sie die retrospektive Analyse von mehr als drei klinischen Fällen und/oder eine Literaturübersicht enthalten. Vor der Einreichung muss die Zeitschrift mindestens fünf Artikel pro Jahr publiziert haben, die dieser Definition entsprechen.

Konferenzberichtzeitschriften („conference proceedings journals“)

Damit DOAJ eine Zeitschrift aufnimmt, die sich der Veröffentlichung von Konferenzberichten widmet, muss diese über eine ISSN und einen ständigen Redaktionsbeirat oder -ausschuss verfügen, der die redaktionelle Aufsicht übernimmt. Die Beiträge jeder veröffentlichten Konferenz müssen gemäß den DOAJ-Kriterien einem Peer-Review unterzogen werden. Alle Konferenzbeiträge müssen im Volltext verfügbar sein. Einzelne Konferenzbeiträge werden nicht indiziert.

Zeitschriften für Daten („data journals“)

DOAJ akzeptiert Zeitschriften, die Forschungsartikel über Daten oder Datensätze veröffentlichen, aber keine Zeitschriften, die lediglich auf Datensätze verlinken oder deren Verfügbarkeit ankündigen.

Overlay-Zeitschriften („overlay journals“)

DOAJ akzeptiert Zeitschriften, die Artikel von Preprint-Servern oder anderen Seiten auswählen und peer-reviewen.

Studentische Zeitschriften

Wenn die Zeitschrift von Studierenden herausgegeben wird, muss diese ein Beratungsgremium von mindestens zwei Personen mit Doktorgrad oder vergleichbarem Titel haben.

Geflippte Zeitschriften („flipped journals“)

Wenn eine Zeitschrift zuvor als subskriptionsbasiert oder in hybrider Form herausgegeben wurde und nun in ein Open-Access-Modell überführt wurde, muss dies eindeutig angegeben werden:

  • Das Datum, an dem der Umstieg auf Open-Access erfolgt ist
  • Die Verfügbarkeit des Archivmaterials (Open-Access, kostenlos oder hinter einer Bezahlschranke)
  • Wiederverwendungsrechte des Archivmaterials (alle Rechte vorbehalten oder offene Lizenz)

Alle Inhalte, die nach dem Datum der Umstellung veröffentlicht werden, müssen vollständig Open Access sein. DOAJ wird geflippte Zeitschriften für die Aufnahme in Betracht ziehen, wenn sie mindestens zehn Forschungsartikel als vollständig Open-Access-Zeitschrift veröffentlicht haben.


„Mirror Journals“

Ein Mirror Journal ist die vollständige Open-Access-Version einer existierenden subskriptionsbasierten Zeitschrift, mit gleichen „aims and scope“, gleichem Peer-Review-Prozess und einem Redaktionsbeirat, der zu mindestens 50 % aus denselben Mitgliedern besteht. Die Zeitschrift darf einen dem Subskriptionstitel ähnlichen Titel haben, ihr muss aber eine andere ISSN zugeordnet sein. DOAJ nimmt Mirror Journals auf, wenn sie die geltenden Mindestanforderungen für die Aufnahme erfüllen.

Buchrezension-Zeitschriften

Zeitschriften, die lediglich aus Buchrezensionen bestehen, werden nicht aufgenommen.

Der Einreichungsprozess

  1. Die Einreichung wurde erfolgreich übermittelt, sobald Sie eine „Thank You“-Nachricht auf dem Bildschirm sehen und eine Bestätigungs-E-Mail erhalten haben.
             Wenn Sie die Mail nicht erhalten haben, kontaktieren Sie den DOAJ-Support.
  2. Die Einreichung wird von eine:r Redakteur:in begutachtet werden. Möglicherweise werden Sie per E-Mail benachrichtigt, sobald dieser Prozess begonnen hat.
  3. Die Redakteur:in muss Sie möglicherweise im Rahmen des Begutachtungsprozesses kontaktieren. Bitte beantworten Sie jegliche Fragen, die Sie erhalten. Dies hilft dabei, die Einreichung richtig zu verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass die Einreichung abgelehnt wird, wenn Sie nicht innerhalb eines Monats auf Fragen antworten.
  4. Die Redakteur:in, die die Einreichung begutachtet, ist möglicherweise ein:e Freiwillige:r ohne doaj.org-E-Mail-Adresse. Schauen Sie regelmäßig in Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail dort gelandet sein sollte.
  5. Sollte die Einreichung angenommen werden, erhalten Sie eine E-Mail, die dies bestätigt.

Zeitrahmen von Einreichung bis zur Entscheidung

Die Zeitspanne von der Einreichung bis zur Entscheidung fällt sehr unterschiedlich aus und hängt von der Bearbeitungszeit der Kontaktperson der Zeitschrift und/oder der Antragsteller:in ab. In der Regel wird eine Entscheidung innerhalb von drei Monaten getroffen. Für Anträge, die weniger als drei Monate alt sind, können wir keine Statusupdates geben.

Falls die Einreichung abgelehnt wird

Sie erhalten eine E-Mail, in der begründet wird, warum die Einreichung abgelehnt wurde. Sofern es Ihnen von eine:r DOAJ-Redakteur:in nicht abweichend mitgeteilt wird, darf frühestens sechs Monate nach dem Datum des Ablehnungsbescheids ein weiterer Einreichungsantrag für die Zeitschrift gestellt werden.

Sollte die Einreichung aufgrund einer unbestätigten ISSN abgelehnt worden sein, kann die Einreichung reaktiviert werden, wenn die ISSN innerhalb von drei Monaten nach dem Ablehnungsbescheid bestätigt wird. Wenden Sie sich hierfür an den englischsprachigen DOAJ-Helpdesk.

Sie sind dafür verantwortlich, präzise Informationen bei einer Einreichung zur Verfügung zu stellen. Einreichungen, die ungenaue oder falsche Informationen sowie fehlende Antworten enthalten, werden automatisch abgelehnt. In Fällen, bei denen sich zeigt, dass Angaben zur Zeitschrift unwahr oder missverständlich sind, behält es sich DOAJ vor, für bis zu drei Jahre keine weiteren Einreichungen der herausgebenden Institution/des Verlags zu erlauben.

DOAJ akzeptiert ausschließlich Zeitschriften, die guter Publikationspraxis folgen. Sollte sich zeigen, dass eine herausgebende Institution/ein Verlag nicht der guten Praxis folgt oder fragwürdige Publikationspraktiken pflegt, wird DOAJ für bis zu drei Jahre keine weiteren Einreichungen der herausgebenden Institution/des Verlags erlauben.

Zeitschriften oder Verlage, bei denen mehrere Ausschlüsse von insgesamt sechs oder mehr Jahren vorliegen, werden nicht für die Aufnahme in das DOAJ in Betracht gezogen, und die Anträge dieser Verlage werden automatisch abgelehnt.

Bereits in DOAJ verzeichnete Zeitschriften können wieder entfernt werden, sollte sich zeigen, dass diese nicht mehr den DOAJ-Kriterien oder der guten Publikationspraxis folgen.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Zeitschrift bei einer erneuten Einreichung nach dem Exklusions-Zeitraum alle DOAJ-Kriterien erfüllt und alle nötigen Veränderungen an der Zeitschriftenwebsite oder den Richtlinien vorgenommen wurden.

Einsprüche

Sie können Einspruch einlegen, falls Ihre Zeitschrift aus DOAJ entfernt wurde, oder die Einreichung abgelehnt wurde und eine neue Einreichung für mindestens ein Jahr nicht gestattet ist. Senden Sie hierfür eine E-Mail an das englischsprachige DOAJ-Appeals-Commitee (DOAJ-Einspruchsausschuss).

Die Einspruchserklärung sollte folgende Informationen enthalten:

  • Zeitschriftentitel
  • Zeitschriften-ISSN
  • Grund für den Einspruch
  • Belege zur Berücksichtigung für den DOAJ-Beschwerdeausschuss
  • Der ursprüngliche Ablehnungs-/Entfernungsbescheid

Einsprüche werden vom DOAJ-Einspruchsausschuss geprüft, der sich aus der Redaktionsleitung und Mitgliedern des Redaktionsteams zusammensetzt. Der Ausschuss trifft sich monatlich. Nachdem Ihr Einspruch ausdiskutiert wurde, wird Sie ein Mitglied des Ausschusses kontaktieren und über das Ergebnis informieren. Die Person wird nicht dieselbe Redakteur:in sein, die auch über den ursprünglichen Fall entschieden hat.

Nach der Anhörung und der Entscheidung des Ausschusses werden keine weiteren Mitteilungen gemacht.

Versionshistorie

Dies ist die deutsche Übersetzung der Version 2.2 des „Guide to applying“.

 

Translated into German by Lukas Burkhardt, Technical University of Applied Sciences Würzburg-Schweinfurt.